公開日 9月8日
公文書の紛失及び不適切処理について
連絡先 県土整備部 河川・下水道局 河川課
担当者 吉田
電話 073-441-3130
FAX --
E-mail
令和3年9月7日
資料提供
担当部署:海草振興局建設部
担当者:海草振興局建設部 石垣、前
電話番号:海草振興局建設部 073-488-7876


 公文書の紛失及び不適切処理について

海草振興局建設部及び同建設部海南工事事務所において、公文書の紛失と手続未了と疑われる公文書の存在が判明しました。
本件については、引き続き公文書の捜索を行うとともに、手続未了と疑われる過年度分の件数及び内容の調査を進めます。

1 事案の概要
(海草振興局建設部)
令和3年6月、建設部移転時(令和2年7月)に未整理であった過年度の公文書を保管したものと書庫点検時(令和3年1月)に発見した標題がないなど適切でない状態の簿冊の中から、手続未了と疑われる公文書の存在が判明し、調査を進める中で公文書の紛失が判明しました。紛失した公文書については、これまで執務室及び書庫を捜索していますが、現在も発見には至っていません。
(海南工事事務所)
令和3年6月、道路占用許可に係る収入調定事務を進める中で、公文書の紛失が判明しました。これら公文書については、これまで執務室及び書庫を捜索していますが、現在も発見には至っていません。

2 紛失した公文書(これまでに判明したもの)
紛失した文書には、申請者の個人情報(住所、氏名、電話番号)が含まれています。
(海草振興局建設部)
・平成27〜28年度の河川の占用許可申請に係る公文書の一部(3件)
(海南工事事務所)
・平成30〜令和2年度の道路の占用許可申請等に係る公文書の一部(11件)
・平成30〜令和2年度の収入調定票の一部(20件)

3 手続未了の公文書(これまでに判明したもの)
(海草振興局建設部)
・平成26〜28年度の河川の占用許可に係る公文書の一部(48件)
(海南工事事務所)
・平成30〜令和2年度の道路の占用許可等に係る公文書の一部(5件)

4 申請者への対応及び情報漏洩の有無
紛失した公文書の申請者等に対して、説明と謝罪を行ったところであり、今後新たに紛失したことが明らかになった場合も同様の対応を行います。
なお、現時点において、公文書紛失に伴う情報漏洩の事実は確認されていませんが、念のため申請者等にも情報漏洩の有無を確認します。
手続未了の公文書事案については、適正な手続きを進めてまいります。

5 再発防止策
(1)研修の実施
職場において、公文書及び個人情報の適正管理の重要性について研修を実施し、公文書及び個人情報の厳重かつ適正な管理を徹底し、再発防止に努めます。
(2)申請受付簿の整備
申請書類の受領は担当者以外の職員が行うとともに、新たに占用許可申請の受付状況を記録する帳簿を作成し、上司を含め複数の職員で進行管理を行います。
(3)電子申請の導入
令和4年度から電子申請を導入し、上記(2)と組み合わせることにより、決裁手続前の紛失、未処理のまま放置等の事態を防ぐとともに、業務の効率化を図ります。