個人情報が記載された書類の紛失について

連絡先 県土整備部　県土整備政策局　用地対策課 担当者 柏木、向井（那賀振興局建設部） 電話 0736-61-0029 FAX -- E-mail

那賀振興局建設部において、個人情報が記載された書類（印鑑登録証明書）の紛失が判明しました。 １　発生の状況 　　令和５年７月２７日に担当者Ｘが土地所有者Ａから印鑑登録証明書を受領し、契約関係書類とともに事務所内ロッカーに保管していましたが、令和６年６月６日に担当者Ｘの後任である担当者Ｙが受領した書類を確認したところ、印鑑登録証明書の紛失が判明しました。 　　なお、現時点において、紛失に伴う情報漏洩の事実は確認されていません。 ２　紛失した書類 （１）件名 　　土地所有者の印鑑登録証明書 （２）書類に含まれる情報 　　住所、氏名、性別、生年月日、印影 ３　土地所有者への対応 　　令和６年６月２７日、紛失した印鑑登録証明書の土地所有者に対して、説明と謝罪を行い、引き続き書類の捜索を行っております。 ４　紛失の原因 　　印鑑登録証明書を保管した際、チェックリストでの確認及び複数人による書類確認ができていませんでした。 　　また、人事異動時、書類整理を行った際に保管されている簿冊内の確認を怠り、他の不要書類と併せて誤廃棄した可能性があります。 ５　再発防止策 （１）研修の実施 　　職場において、公文書及び個人情報の適正管理の重要性について研修を実施し、公文書及び個人情報の厳重かつ適正な管理を徹底し、再発防止に努めます。 （２）複数人でのチェックリストによる受領した書類の確認 　　受領した書類は複数人でチェックリストにより確認した後、施錠できる保管庫に保管します。 （３）不要書類廃棄時の確認 　　不要書類を廃棄する際は、保管すべき書類が残っていないか複数人で確認します。